當你計劃將資料遷移到 Microsoft 365 雲端時，必須考慮一個關鍵問題：資料被刪除後，會如何被保留？
Microsoft 如何在特定 Microsoft 365 應用程式中保留你的資料？
Microsoft 365 已發展成一個功能強大的平台，包含多個可儲存業務資料的應用程式。
Office 365 各個應用程式彼此互相連接，但它們的發展速度與資料架構不盡相同。因此，無法假設所有應用程式對於「刪除 資料保留 方式」採用相同機制。
舉例來說，SharePoint 提供使用者友善且強大的 資料保留 功能 ；相對地，Planner 應用程式在 資料保留 方面則缺乏完善機制。
接下來我們將探討幾個最受歡迎的 Microsoft 365 應用程式，並逐一說明它們在資料被刪除後，所提供的保留選項。
什麼是刪除資料的保留機制？
在 Microsoft 365 中，資料保留（Data Retention）是資料管理與合規性的重要一環。
Microsoft 365 提供多種保留原則（Retention Policies），協助組織有效管理已刪除資料的生命週期。透過這些資料保留功能，系統管理員可以自動保留已刪除的內容，確保重要資料不會輕易遺失。
舉例來說，在 SharePoint 中，像是文字、音訊、影片與圖片等客戶資料，在被使用者主動刪除後，最多可以保留 93 天，之後才會被永久刪除。
Microsoft 365 租用帳戶中已刪除資料的保留機制
你可能會感到驚訝，其實整個 Microsoft 365 租用帳戶（Tenant）中的資料是有可能會遺失的。這種情況可能會在你的環境中發生，特別是當租用帳戶已經沒有任何「有效訂閱」時。
當付費訂閱結束或被終止時，Microsoft 不會立即刪除所有資料，而是會啟動一個資料保留的寬限期（Grace Period）：
🔹自寬限期開始起的 90 天內，帳戶與資料仍可在「受限模式」下存取。
🔹在資料保留期 90 天結束後，帳戶將被停用，資料會被刪除。
🔹自寬限期開始起最多不超過 180 天內，所有帳戶與客戶資料將被永久刪除，且無法復原。
SharePoint Online 中已刪除資料的保留機制
SharePoint 是 Microsoft 365 中原生的檔案與文件儲存空間。根據系統設計，凡是從文件庫（Document Library）中刪除的文件、從 Microsoft List 刪除的項目、頁面（Page）、新聞（News）、整個 Microsoft List 或文件庫等，刪除後都會先被移至資源回收筒，在永久刪除前仍可還原。
那麼，什麼時候這些已刪除的資料會從 SharePoint Online 中被永久刪除呢？
🔹前 93 天：資料會保留在資源回收筒（Recycle Bin）中，可由使用者自行還原。
🔹超過 93 天後：這些資料將會被自動永久刪除，無法透過資源回收筒還原。
🔹額外 14 天的寬限期：在這段期間內，系統管理員可以聯繫 Microsoft 支援，請求還原已刪除的資料。
OneDrive 中已刪除資料的保留機制
OneDrive 是使用者儲存個人文件的空間。OneDrive 中的已刪除資料保留方式與 SharePoint 十分相似。根據系統設計，凡是從 OneDrive 中刪除的文件，會先被移至資源回收筒（Recycle Bin），在永久刪除前仍可還原。
那麼，什麼時候這些已刪除的資料會從 OneDrive 中被永久刪除呢？
🔹接下來的 93 天內：資料將會保留在資源回收筒中，使用者可自行還原。
🔹超過 93 天後：資料將會被永久刪除，無法還原。
未授權 OneDrive 使用者與資料保留機制
請務必記住，當 OneDrive 擁有者離開組織，或其帳戶被移除授權（Unlicensed）時，該帳戶中的 OneDrive 資料也可能會遺失。
當移除 OneDrive 擁有者的授權時，將啟動以下流程：
🔹前 59 天內：OneDrive 中的資料仍可正常存取。
🔹第 60 天起：帳戶會被設為唯讀模式，為期 23 天。
🔹第 93 天：帳戶會被封存或移至資源回收筒（Recycle Bin）。
🔹如果帳戶與資料被移至回收筒，將會再保留93 天，之後才會永久刪除。
Outlook 與 Exchange 中已刪除資料的保留機制
Microsoft Outlook 應用程式設計上具備內建的資源回收機制，稱為「可復原項目（Recoverable Items）」。所有被刪除的郵件項目，首先會進入「已刪除郵件匣（Deleted Items）」資料夾，直到使用者手動或系統自動進行清理為止。
那麼，什麼時候你在 Outlook 中刪除的資料會被永久移除？
🔹除的郵件會先儲存在「已刪除郵件匣」中。
🔹當使用者手動清空或系統自動清理該資料夾後，郵件會轉移至「可復原項目」區域。
🔹自從從 Outlook／Exchange Online 永久刪除後，這些郵件會再保留 14 天。
🔹系統管理員可透過 PowerShell 指令，將此保留期限延長至 30 天。
Microsoft Teams 中已刪除資料的保留機制
從資料架構的角度來看，Microsoft Teams 是一個相對複雜的解決方案。
以下是 Teams 中可被刪除並支援還原的元件：
🔹Team（團隊）：基於 Microsoft 365 群組（Group）建立，被刪除的團隊可在30 天內還原 — 詳情請參閱官方文件。
🔹Channel（頻道）：被刪除的頻道可在30 天內還原 — 詳情請參閱官方文件。
🔹檔案：儲存在對應的 SharePoint 網站中，若遭刪除，則適用SharePoint 的保留機制。
🔹個人文件／會議錄影：會議中分享的文件與錄影儲存在使用者的 OneDrive 中。若被刪除，可依照OneDrive 的資料保留政策進行還原。
🔹訊息、聊天與會議記錄：這些資料以隱藏格式儲存在 Exchange 中，若被刪除，可透過已設定的eDiscovery 功能 進行還原 — 詳情請參閱官方文件。
Planner 中已刪除資料的保留機制
Microsoft Planner 不提供任何形式的已刪除資料保留功能。
也就是說，所有被刪除的資料（如：任務、計畫、留言或檔案）一旦刪除即永久遺失，無法還原。
Power Platform 中已刪除資料的保留機制
根據 Power Platform 的設計邏輯，當你刪除資料（例如 Power Platform 中的解決方案、Power Automate 的流程、Power BI 的報表，或 Dataverse 中的資料），這些資料都會被永久移除，無法直接還原。
不過，你可以啟用下列兩項功能，為受控的 Power Platform 環境實作基礎的資料保留：
🔹Dataverse 表格資料的資源回收筒（預覽功能）：可讓你在 最多 30 天內 還原已刪除的記錄。→ [官方文件]
🔹整體環境的備份與還原功能：此功能可建立整個環境的快照備份，並在 7 到 28 天內 還原整個受控 Power Platform 環境。→ [官方文件]
Viva Engage 中已刪除資料的保留機制
在 Viva Engage 中，已刪除資料的保留功能是完整實作的，因為這項解決方案是建立在多個 Microsoft 365 元件的基礎上：
🔹Viva Engage：貼文與群組屬於 Viva 解決方案的一部分，已刪除的資料會保留 30 天。
🔹Microsoft 365 群組：適用 Microsoft 365 群組的標準資料保留政策。
🔹SharePoint Online 網站：適用 SharePoint 的標準資料保留政策。
🔹Exchange Online：適用 Exchange 的標準資料保留政策。
Microsoft 365 應用程式的可靠備份解決方案
當原生的資料保留機制無法滿足您的需求時，您需要使用第三方備份解決方案，來擴充 Microsoft 365 的原生功能。
備份解決方案提供 Microsoft 365 各應用的刪除資料備份與還原功能，包括：
🟩Entra ID / （Azure Active Directory）
🟩Outlook / Exchange
🟩SharePoint
🟩OneDrive
🟩Microsoft Teams
🟩Power Platform
🟩Planner
在資料備份與歸檔中，最重要的元素就是為備份資料設定延長的保留期限。
這項功能也可以用來保留未授權或已移除使用者的備份資料。
萬一發生緊急狀況，你將能透過全文檢索功能，還原這些被保留但已刪除的資料。
結論
善用 Microsoft 365 應用程式內建的刪除資料保留功能，並透過可靠備份服務來擴充這些功能。藉此，您可以在不受 Microsoft 365 時限限制的情況下，隨時還原已刪除的資料。
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