如何從共用信箱排程 Teams 會議

從 共用信箱排程 Teams 會議其實很簡單

儘管 Microsoft 已明確說明這是一項受支援的功能，但似乎仍有一些人懷疑是否真的能夠從共用信箱（Shared Mailbox） 發送 Teams 會議邀請。

我們直接說明結論：可以從共用信箱發送 Teams 會議邀請，但需要符合以下條件：

1.代理人（Delegate）必須擁有共用信箱的「完整存取權限」

也就是說，代理人必須擁有對共用信箱所有資料夾的完整控制權限，包括：

🟢收件匣

🟢郵件資料夾

🟢行事曆（Calendar）

換句話說，代理人需要具備對該共用信箱行事曆的完整管理能力。

2.代理人帳戶必須擁有 Teams 授權

代理人的 Microsoft Teams 帳戶必須具備有效授權。

另一種方式（但較不常見）是：

🟢共用信箱本身擁有 Teams 授權

共用信箱可以擁有其他類型的授權，例如：

🟢為了取得 100 GB 信箱容量而購買授權

但若只是要排程 Teams 會議，並不需要額外替共用信箱購買授權。

不過，需要注意的是：

🟢內部參與會議的使用者，仍需要具備 Teams 授權才能加入會議。

以上就是全部需求。

除了目前還有一個限制：現階段需要使用 Outlook 傳統版（Outlook Classic）來建立 Teams 會議。

因為新版 Outlook 目前尚未支援在共用信箱中建立 Teams 會議。

不過這並不是重大問題，因為通常負責管理共用信箱的使用者，多半仍會使用 Outlook 傳統版。而 Microsoft 也已承諾至少會支援 Outlook Classic 到 2029 年。

正如人們常說：「舊習慣（以及舊軟體）很難改變。」

此外，無論共用信箱的行事曆使用的是：

🟢舊版 MAPI 共用模型

🟢新版 REST 共用模型

都不會影響功能運作。

真正重要的是，用戶端（Client）是否具備以下能力：

1.向 Teams 發出建立線上會議空間的要求

2.取得 Teams 回傳的會議識別資訊（URI）

3.將該會議連結提供給參與者加入會議

只要用戶端能完成上述流程，就能正常從共用信箱建立 Teams 線上會議。

重點整理

為企業活動排程 Teams 會議

假設某家公司使用共用信箱（Shared Mailbox） 來安排重要的企業會議。

為了避免因人員請假或休假而影響會議管理，這類共用信箱通常會設定至少兩位代理人（Delegate），並且兩位代理人都擁有完整存取權限（Full Access）。

使用共用信箱建立 Teams 會議的流程

要排程 Teams 會議時，代理人可以在 Outlook 傳統版（Outlook Classic） 中開啟共用信箱的行事曆，並建立新的行程。

接著，代理人需要：

1.選擇將此行程設定為 Teams 會議（Teams Meeting）

2.新增必要與選用的參與者

3.設定會議開始與結束時間

需要注意的是，代理人必須具備行事曆的完整存取權限，才能建立或修改行事曆事件。

共用信箱會成為 Teams 會議召集人

當 Teams 建立完成線上會議空間後，該共用信箱會自動成為會議召集人（Meeting Organizer），並擁有該會議的完整控制權。

不過，由於共用信箱通常不會實際加入 Teams 線上會議，因此建議透過：

會議選項（Meeting Options）

指派至少一位：

共同召集人（Co-organizer）

來協助主持與管理會議（如圖 1 所示）。

為什麼需要設定共同召集人？

因為共用信箱雖然擁有會議控制權，但它並不是實際參與會議的人員。

設定共同召集人後，該人員可以協助執行會議管理工作，例如：

🟢管理參與者權限

🟢控制誰可以進入會議

🟢管理會議期間的設定

🟢協助主持大型企業活動

這對於公司內部會議、全員大會、教育訓練或大型線上活動尤其重要。

Teams 會議錄製所衍生的授權需求

一個明顯的問題是：如果 Teams 會議有進行錄製（Recording） 或 轉錄（Transcription），產生的 MP4 影片檔案會儲存在會議召集人（Meeting Organizer）的 OneDrive for Business 帳戶中，也就是該共用信箱所對應的 OneDrive 帳戶。

然而，共用信箱通常是未授權帳戶（Unlicensed Account）。根據 Microsoft 最新針對未授權 OneDrive for Business 帳戶的政策，該帳戶在 365 天未付費狀態後，將會被移除。

我不確定目前是否所有使用共用信箱來排程 Teams 會議的組織，都已注意到這個即將到來的 OneDrive 刪除期限。

使用 Microsoft 365 Business Basic 授權

Microsoft 對未授權 OneDrive for Business 帳戶的管理政策，帶來了一個重要影響：

雖然從技術角度來看，企業確實可以在不購買任何授權的情況下，透過共用信箱建立與主持 Teams 會議；

但是，如果這些會議有進行：

🔵錄製

🔵轉錄

（而許多重要企業會議通常都會使用這些功能）

那麼就需要具備授權，才能確保會議錄製檔案能安全儲存在 OneDrive 中。

由於 Microsoft 已不再單獨銷售 OneDrive for Business 授權，因此目前最經濟的選擇，是為相關帳戶配置：

Microsoft 365 Business Basic 授權（牌價每月 7 美元）

Microsoft 365 Business Basic 包含哪些服務？

Microsoft 365 Business Basic 包含：

🟢Exchange Online

🟢SharePoint Online

🟢OneDrive for Business

🟢Microsoft Teams

以及其他相關服務方案

因此，企業可以考慮以下兩種方式：

方案一：為用於排程 Teams 會議的共用信箱指派 Microsoft 365 Business Basic 授權

將 Microsoft 365 Business Basic 授權直接套用至目前用來安排 Teams 會議的共用信箱。

優點：

🟢保留現有共用信箱架構

🟢確保 OneDrive 可正常儲存會議錄製檔案

🟢避免因未授權帳戶遭刪除造成資料遺失

方案二：將共用信箱轉換為一般使用者信箱，並指派 Microsoft 365 Business Basic 授權

另一種方式是：

1.為帳戶指派 Microsoft 365 Business Basic 授權

2.將共用信箱轉換為一般使用者信箱（Regular User Mailbox）

此方式可以：

🟢移除目前依賴 Outlook Classic 的限制

🟢確保 Teams 會議錄製檔與轉錄內容儲存在完整授權的 OneDrive 帳戶中

🟢簡化長期的資料保存、搜尋探索（Discovery）與會議內容管理

企業應重新評估共用信箱是否仍適合作為會議排程方式

對於高度依賴會議錄製功能的企業而言，應該認真評估：

共用信箱是否仍是最適合的 Teams 會議排程方式。

雖然共用信箱仍然可以在沒有授權的情況下建立 Teams 會議，但由於會議錄製檔案會儲存在未授權 OneDrive 帳戶中，因此可能產生不可預期的資料遺失風險。

如果企業需要長期保存會議錄製內容，較理想的長期方案可能是：

使用一個具備授權的專用會議召集人帳戶（Licensed Meeting Organizer Mailbox），並透過委派存取權限（Delegated Access）讓其他人協助管理。

重點整理

簡而言之：共用信箱可以免費建立 Teams 會議，但一旦涉及錄製或轉錄，就必須考慮 OneDrive 授權與資料保存問題。對需要長期管理會議記錄的企業而言，使用具備 Microsoft 365 授權的專用會議帳戶，會是更安全且容易管理的做法。