使用者依賴 SharePoint 搜尋功能，快速找到正確的文件、紀錄或頁面。但實際上，資訊往往分散於多個平台，例如 CRM 系統、檔案共享空間或 Microsoft 365 之外的雲端服務。
當資訊碎片化時：
🔵搜尋變得困難
🔵生產力下降
🔵工作效率受影響
Microsoft 365 Copilot Connectors 的目的，就是透過將外部內容來源納入 Microsoft Search 與 Copilot 索引中，解決這個問題。
透過爬取與索引第三方系統資料，Connectors 能讓 Microsoft 365 搜尋結果同時顯示：
🔵Microsoft 365 原生內容
🔵外部系統內容
最終可減少員工花費在搜尋資訊上的時間。
如何將外部資料納入搜尋
若要讓外部資料出現在搜尋中，組織必須設定 Connectors。
高層級流程包括：
🔵定義 Schema
🔵建立唯一 ID
🔵設定核心屬性（如標題）
🔵設定全文索引內容欄位
🔵建立 ACL（Access Control List）存取控制清單
當 Microsoft 365 Search 完成內容索引後，外部資訊即可出現在：
🔵All 搜尋分頁
🔵或專屬搜尋分頁中
本文將說明：
🔵如何設定 Microsoft 365 Copilot Connectors
🔵如何確認 Connector 維持正常運作
建立、串接與自動化
設定 Connection 與 Schema
在 Microsoft 365 Admin Center 的 Copilot 區域中：
1.開啟 Connectors
2.前往 Your Connections
3.從 Gallery 選擇資料來源
4.建立 Connection
Copilot Connectors Gallery 是什麼？
Gallery 是 Microsoft 與合作夥伴預建 Connector 的目錄，可快速啟用，例如：
🟦Confluence
🟦Jira
🟦Azure DevOps
🟦ServiceNow
🟦Salesforce
🟦常見網站來源等
這些內容會被索引至：
🟦Microsoft Graph
🟦SharePoint Enterprise Search
🟦Copilot 搜尋結果
儲存 Connector 設定後，系統即開始索引。
透過 Custom setup 可調整：
🟦誰能看到內容
🟦索引方式
🟦同步頻率
相關設定位於：
🟦Users
🟦Content
🟦Sync 分頁
Microsoft Entra ID 權限設定
接著，需在 Microsoft Entra ID 中正確設定 Connector 身分與權限（App registrations）。
自訂 Connector 會透過已註冊的應用程式：
🔵呼叫 Microsoft Graph API
🔵讀取外部內容
必要 API 權限
ExternalConnection.ReadWrite.OwnedBy
建立與管理 External Connections
ExternalItem.ReadWrite.OwnedBy
建立並推送資料到 Connection
外部資料來源權限
讀取來源系統資料（例如 Azure DevOps API）
完成後需：
🔵Request admin consent
🔵授權應用程式
設定搜尋內容
在 Content 區域中：
🟢設定清楚的 Title
🟢指派 Semantic Labels
尤其重要：
🟢title
🟢URL
若未設定：
🟢搜尋結果可能無法正常顯示
🟢Copilot 可能無法完整使用內容
Main Content Body 的重要性
Connector 項目中的 externalItem.content 為主要內容。
它對以下功能至關重要：
🔵全文搜尋
🔵AI 摘要
🔵排名
🔵搜尋相關性
若缺乏有意義內容：
🔵排名會降低
🔵Copilot 摘要效果會變差
設定 Search Attributes
依 Microsoft Search Schema 規則設定：
🔵Search
🔵Query
🔵Retrieve
🔵Refine
確保搜尋結果運作正常。
設定 ACL（存取控制）
Connector 必須定義：
🔵哪些人能存取內容
在 Admin Center 中可設定：
🔵Everyone
🔵僅允許特定使用者
若使用 Scoped Access：
每個索引項目都必須附帶 ACL。
Confluence Connector 分階段部署
Confluence Cloud Connector 支援：
🔵限定對象測試部署（Staged Rollout）
例如：
🔵Project Management 群組先行測試
確認：
🔵權限
🔵同步機制
正常後再全面部署。
Sync（同步）設定
需安排：
🔵Full Crawl
🔵Incremental Crawl
注意事項
ACL 或權限變更：
🟢僅 Full Crawl 會更新
Incremental Crawl 不會更新權限。
若來源權限改變：
需執行：
🟢Full Re-index
它會：
🟢重新匯入所有資料
🟢更新內容
🟢刪除來源已移除項目
🟢重新套用安全權限
如何啟動 Full Crawl
前往：
1.Microsoft 365 Admin Center
2.Copilot
3.Connectors
4.Your Connections
5.選擇 Connector
6.點選 Start full crawl
健康 Connector 的特徵
健康的 Connector 應具備：
🟢清楚標示的 title 與 URL
🟢完整內容主體
🟢正確 ACL
🟢穩定同步排程
🟢定期 Full Crawl
🟢Dashboard 監控：
▪️項目數
▪️錯誤
▪️狀態
將結果整合進 SharePoint 搜尋
Connector 建立完成後，還需決定：
搜尋結果如何顯示於 SharePoint。
預設情況下：
不會自動顯示。
顯示方式一：整合進「All」搜尋分頁
外部內容會與 Microsoft 365 原生內容一起顯示。
適合：
🔵多部門共用資訊
例如：
🔵客服工單
🔵產品文件
🔵公司政策
員工可在單一搜尋中找到所有資訊。
顯示方式二：Dedicated Vertical（自訂搜尋分頁）
可建立專屬搜尋分頁。
例如：
🔵Knowledge Base
🔵HR Policies
使用者點擊後：
只顯示該類型結果。
Result Types：定義搜尋結果外觀
Result Types 決定搜尋卡片如何顯示。
搜尋卡片可包含：
🔵標題
🔵描述
🔵縮圖
🔵連結
範例
HR Connector
顯示：
🟢員工姓名
🟢職稱
🟢評估內容
Knowledgebase Connector
顯示：
🟢文章標題
🟢摘要
🟢文章連結
良好的 Result Types 可讓結果：
🟢更容易辨識
🟢更容易閱讀
🟢更容易找到正確資訊
Security Trimming（安全性裁切）
Connector 必須實作 Security Trimming。
它代表：
使用者只能看到自己有權限查看的內容。
每個 Connector Item 都包含 ACL：
🔵User
🔵Group
🔵Everyone
Microsoft Search 會根據 ACL 判斷是否顯示。
外部群組支援
若來源系統使用：
🔵Confluence Groups
🔵ServiceNow Profiles
Connector 會同步成：
🔵External Groups
並套用至 ACL。
若搜尋權限異常
若搜尋結果：
🔵顯示太多
🔵或太少
應：
🔵使用 Index Browser 檢查 ACL 與 Metadata
🔵修正 Identity Mapping
🔵重新索引
總結
Custom Copilot Connectors 能協助企業建立：
🔵統一
🔵安全
的企業搜尋體驗。
透過將外部資料整合進 Microsoft 365：
🔵可打破資訊孤島
🔵讓知識更容易取得
無論資料位於何處，使用者都能透過 Microsoft Search 快速找到正確資訊。
最終可：
🔵提升生產力
🔵降低搜尋挫折感
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