如何在 Outlook 中建立電子報

Outlook 一向是用來處理公司電子郵件、行事曆邀請與會議提醒的工具——並不是你會直覺聯想到用來製作 電子報 的地方。不過，隨著越來越多人希望在不離開 Microsoft 365 生態系的情況下，分享更新資訊、觀點文章與內部消息，這項功能的出現其實相當合理。

現在，Outlook 提供了一種方式，讓你可以直接從收件匣發佈電子報。你能夠定期與團隊或整個組織分享最新消息，而不必另外開啟其他應用程式或學習新的工具。

對於整天都在使用 Outlook 的人來說，這確實是一項聰明的新增功能。不過，在我實際測試後也很快發現，它並不適合所有類型的電子報。它非常適合用於公司更新或小型內部受眾；但如果你的目標是擴展外部訂閱名單，或發送精緻的行銷活動，很快就會遇到它的限制。

Outlook 電子報 功能實際上是什麼

它的設計目的是協助你在公司或社群內部直接分享更新內容——有點像是簡化版的 Substack 或 LinkedIn 電子報，但整個體驗都發生在 Outlook 裡。

實際運作方式如下：

🔷你可以直接在 Outlook 中建立貼文，並選擇將其分享為電子報。

🔷組織內的成員（或你邀請的任何人）都可以訂閱，透過電子郵件接收這些更新。

🔷每篇新貼文都會自動寄送到訂閱者的收件匣中。

這是一種讓同事或社群成員隨時掌握最新資訊的簡單方式，非常適合用於公司公告、每週專案彙整或人資相關更新。

但同樣重要的是，要清楚了解它「不是」什麼。Outlook 的電子報功能並不包含以下項目：

🔷進階的電子郵件分析功能（例如開信名單或點擊追蹤）

🔷自動化或排程工具

🔷訂閱註冊表單或受眾分眾功能

🔷自動取消訂閱連結等法規遵循相關功能

因此，雖然它對於快速的內部溝通來說相當便利，但並不是用來取代專業電子報平台——尤其是當你打算將電子報寄送給客戶、潛在客戶或公開受眾時。

不過，如果你的需求只是傳送簡單的內部更新，接下來我會一步步帶你了解，如何在 Outlook 中發送你的第一封電子報。

如何在 Outlook 中建立電子報：逐步教學

1.開啟 Outlook 應用程式，或登入 Outlook 網頁版。

2.點擊「新增郵件（New mail）」旁的下拉選單，並選擇「電子報（Newsletter）」。

3.系統會帶你進入「電子報」分頁，你可以選擇「建立期刊（Create edition）」或「建立電子報（Create newsletter）」。如果你是第一次建立全新的電子報，請選擇「建立電子報」。

4.在此步驟中，你將設定電子報系列，並填寫相關詳細資訊，包括：

🔹上傳封面圖片（選用），以及替代文字（當圖片無法載入時顯示給讀者的文字）

🔹新增標誌（Logo）（選用）

5.點擊「儲存（Save）」。

6.點擊「建立期刊（Create edition）」，建立你的第一期電子報。

7.從以下範本／版面配置中選擇一種：空白（Blank）、Creator、Basic、Modern 或 Stack，並完成以下設定：

🔹為電子報新增標題（此標題會顯示在你的個人頁面及所有電子報期刊中，但每一期仍可自訂）

🔹新增簡短說明（選用）

🔹指派電子報擁有者（至少需要 2 位擁有者）

🔹設定可見性，選項包括：

▪️私人（Private）：僅限受邀使用者可見

▪️不公開列出（Unlisted）：僅限持有連結的使用者可見

▪️我的組織（My organization）

🔹決定是否允許使用者訂閱電子報（注意：若可見性設為「私人」，則無法啟用訂閱功能）

選擇「空白」可讓你從零開始，自行加入所需的版面與元件；不過其他範本同樣也能進行自訂。為了快速開始，本教學將選擇「Creator」範本。

8.為本期電子報新增標題，並視需要編輯封面圖片（只要點擊鉛筆圖示即可）。

9.點擊文字區塊即可開始輸入內容；反白選取文字後，可加入格式、樣式與連結。

10.若要在有預留位置的地方加入圖片，點擊圖片圖示並上傳圖片；你也可以透過下拉選單調整圖片大小（小／中／大）。

11.依照前兩個步驟，將圖片與文字加入範本的其餘區塊。

12.Outlook 的電子報編輯器相當有彈性，讓你可以：

🔹在電子報頂端加入「跳至章節」連結（每個區塊右上角的第一個圖示）

🔹調整區塊順序（點擊每個區塊上方的箭頭按鈕）

🔹點擊區塊上方的垃圾桶圖示，刪除整個區塊

🔹新增可編輯與發佈該期電子報的協作者（但請注意，並不支援如 Google 文件般的即時協作）

🔹新增區塊（點擊「新增區塊」，再選擇「新增元件」，即可從多種文字與圖片版面中挑選）

🔹新增表格（於上方選單點擊「插入」，再選擇「表格」）

🔹還原已刪除的區塊（可點擊標題圖片下方可見的「已刪除區塊」下拉選單）

持續調整電子報內容，直到你對最終成品感到滿意為止。

13.雖然 Outlook 在某些情況下支援自動儲存，但仍建議你定期手動儲存工作內容。你可以點擊「選項（Options）」，再點擊「儲存（Save）」圖示來完成：
系統會要求你：

🔹確認本期電子報的名稱（預設會自動帶入標題）

🔹選擇要將內容儲存為「期刊（Edition）」或「範本（Template）」

🔹選擇要儲存至哪一個電子報系列（若你有多個系列，例如不同團隊的電子報）

🔹點擊「儲存（Save）」

補充說明：你也可以在「選項」選單中進行復原（Undo）或重做（Redo）操作。

14.點擊「預覽（Preview）」按鈕，查看電子報實際呈現給讀者的樣子；你也可以點擊「傳送預覽（Send preview）」將測試版寄送給自己。

15.當你確認電子報內容無誤後，點擊「下一步（Next）」進行寄送。在下一個畫面中，你需要：

🔹指定寄件者（也可以請其他團隊成員代為寄送）

🔹設定回覆用的自訂電子郵件地址（若你希望回覆寄到其他信箱）

🔹新增收件者。建議將收件者放在「密件副本（BCC）」欄位，避免收件者看到彼此的地址。所有訂閱者預設會自動加入「訂閱者（Subscribers）」群組中，你也可以視需要刪除。

注意：無法將電子報寄送給組織外的收件者；若加入組織外地址，寄送時系統會自動移除。

🔹設定本期電子報的可見性：「私人（Private）」、「不公開列出（Unlisted）」或「我的組織（My organization）」（可比電子報系列的可見性設定得更嚴格）

🔹編輯郵件主旨（預設會使用本期電子報標題）

🔹選擇不同的縮圖（會顯示在電子報的「探索（Explore）」頁面，用於瀏覽組織內其他電子報與期刊）

🔹選擇是否在電子報頁尾顯示其他期刊（可開啟或關閉）

🔹設定是否允許此期電子報開放留言與回應（可開啟或關閉）

16.完成後，點擊「傳送（Send）」。就這樣——你已成功寄出第一封 Outlook 電子報了！

如果你想回顧過去發佈的電子報期刊，只要在「電子報」選單中點擊「探索（Explore）」即可查看。

Outlook 電子報有哪些限制？

Outlook 非常適合日常溝通，但一旦你嘗試把它當作電子報工具使用，很快就會遇到各種限制。以下是最需要注意的幾個重點。

無法將電子報寄送給組織外的人員

目前，Outlook 的電子報期刊僅支援寄送給組織內的收件者。當你點擊傳送時，所有非公司網域的電子郵件地址都會被自動移除。組織內聯絡人仍可正常收到電子報，但這項限制使你無法經營對外公開的電子報，也無法觸及客戶、合作夥伴或訂閱者。

沒有訂閱者管理與分眾功能

Outlook 並未提供訂閱者管理工具，無法建立分眾，或依據興趣與行為為聯絡人加上標籤。基本上，你只是將電子報寄送給固定的通訊群組。這使得內容無法個人化，也無法針對特定族群進行精準傳遞（例如為不同團隊或不同地區製作不同的電子報），而這正是專業電子郵件服務平台（ESP）所擅長的功能。

樣式與品牌客製化選項非常有限

Outlook 僅提供少數基本範本，且幾乎無法進行深度自訂。你無法套用品牌配色、加入自訂字型、調整間距，或打造精緻的電子報版面。最終呈現的往往只是一封簡單的郵件，看起來更像內部備忘錄，而非具品牌一致性的出版內容。

可使用的元件與版面配置有限

Outlook 的編輯器僅支援基本的文字與圖片區塊，無法加入行動呼籲按鈕、多欄版面、HTML 區段或豐富的多媒體元素。如果你的目標是引導讀者完成某個流程、推廣內容，或讓電子報更具視覺動感，很快就會感受到功能受限。

沒有媒體資源庫

Outlook 並沒有集中存放圖片的功能。每次建立新期電子報時，你都必須重新上傳檔案，這會拖慢工作流程。此外，Outlook 也沒有內建的庫存圖片或與 Unsplash、Canva 等工具的整合。大多數專業電子郵件服務平台（ESP）都提供可重複使用的素材、庫存圖片與品牌套件，大幅節省時間。

分析功能非常基礎

Outlook 只顯示電子報被開啟的次數，你無法看到誰開啟、哪些連結被點擊，或讀者如何與內容互動。缺乏這些資料，使得你很難分析有效內容、改善電子報，或衡量成效。像 Brevo 這類平台提供更詳細的分析指標，讓優化變得簡單許多。

無自動化郵件、工作流程或排程

Outlook 無法建立歡迎序列、滴灌行銷活動、事件觸發郵件或其他自動化流程。所有電子報都必須手動寄送，也無法預先排程或進行 A/B 測試。

何時應該使用電子郵件行銷平台

上述這些限制，使得 Outlook 適合用於快速的內部更新，但不適合經營精緻的電子報或建立長期受眾。一旦你需要完善的設計工具、可靠地將電子報寄送給組織外的聯絡人，以及真實數據來了解讀者偏好，Outlook 很快就會顯得過於受限。

結論

Outlook 的電子報功能對於想要在 Microsoft 365 生態系內，快速分享內部更新的團隊來說，是一個相當聰明的新增功能。它快速、熟悉，非常適合組織內的基本溝通。

但如果你的目標是建立真正的受眾、擴展訂閱名單，或發送具有品牌質感的精緻活動，Outlook 的功能就有限了。因此，大多數企業最終還是會轉向專業的電子郵件行銷平台。這些平台能提供創意自由度、專業範本、自動化功能以及 Outlook 無法提供的受眾洞察。而一旦你使用過完整的編輯器與真實報表，就很難回頭。