想像一下：您寄出一封包含財務預測的內部電子郵件，卻發現它後來被意外轉寄到公司外部；或者，一個含有客戶紀錄的檔案最後被儲存在公開資料夾中。這類情況不僅令人挫折，還會讓您的企業面臨合規違規、聲譽受損以及財務損失的風險。
這時候，Microsoft 365 的敏感度標籤就能派上用場。它能讓您掌控誰可以存取、分享，甚至是看到您的敏感商業資訊——同時不會拖慢日常工作流程。
這些強大的工具屬於 Microsoft Purview 資訊保護 的一部分，幫助組織在 Microsoft 365 的應用程式（如Outlook、Word、Excel、Teams 和 SharePoint）中進行資料分類、標記與保護。
目錄
🔷什麼是 Microsoft 365 中的敏感度標籤？
🔷敏感度標籤如何保護您的資料
🔷使用敏感度標籤的最佳實務
🔷授權需求
什麼是 Microsoft 365 中的敏感度標籤？
如果您曾希望能在數位檔案上貼上一張「小心處理」的貼紙，那基本上就是敏感度標籤的作用。它是 Microsoft Purview 資訊保護 的一部分，能協助您在 Microsoft 365 應用程式（如 Outlook、Word、Excel、Teams 和SharePoint）中一致地分類、標記與保護資料。
透過這些標籤，您可以：
🟣加密電子郵件與文件
🟣限制存取與分享
🟣新增浮水印、頁首與頁尾
🟣支援符合 HIPAA、GDPR 和 CMMC 等法規
與其讓員工自行猜測資訊該如何處理，標籤能讓規則清楚明確。例如，標記為 公開（Public） 的內容可以自由分享，而標記為 高度機密（Highly Confidential） 的內容則會自動受到限制。
步驟一：建立並發佈敏感度標籤
在員工能夠使用敏感度標籤之前，IT 管理員必須先進行設定：
🟩存取Microsoft Purview 合規性入口網站
🟩定義標籤類別（例如：公開〔Public〕、機密〔Confidential〕、高度機密〔Highly Confidential〕）
🟩設定保護選項，例如：
▪️加密
▪️「禁止轉寄」限制
▪️僅限內部存取
🟩透過標籤原則發佈標籤，使其能出現在 Microsoft 365 應用程式中
🟩將原則指定給特定使用者或群組，以進行更細緻的存取控制
步驟二：將標籤套用到電子郵件與文件
一旦發佈後，員工就可以在日常工作流程中使用敏感度標籤：
🟩在 Office 應用程式中，點擊工具列上的「敏感度 (Sensitivity)」 按鈕
🟩選擇適當的標籤（例如：機密〔Confidential〕）
🟩標籤可以手動套用，也可以根據內容偵測（如信用卡號碼、人資資料）自動套用
這樣能確保敏感資訊受到保護，同時不會影響工作效率。
敏感度標籤如何保護您的資料
此時您可能會想：套用標籤究竟能帶來什麼不同？答案是——影響非常大。根據標籤的設定方式，它們可以：
🟣加密內容：確保只有獲授權的使用者能存取
🟣控制分享：限制轉寄、列印或下載
🟣新增視覺標記：如浮水印或頁首，用來提示資訊敏感性
🟣強制合規：符合內部政策及外部法規要求
簡而言之，標籤不僅僅是「標記」您的資料，它們會 主動保護 您的資料安全。
使用敏感度標籤的最佳實務
若要讓敏感度標籤發揮最大效用，建議遵循以下做法：
🟣使用清晰且直觀的標籤名稱（例如：公開〔Public〕、內部〔Internal〕、機密〔Confidential〕）
🟣在可能的情況下自動化標記，以減少人工錯誤
🟣搭配資料外洩防護（DLP）政策，以獲得更強大的保護
🟣培訓員工，讓他們了解如何以及何時應套用標籤
授權需求
和許多 Microsoft 功能一樣，敏感度標籤的功能會依您的授權而有所不同。好消息是，手動標記 已包含在Microsoft 365 Business Premium 及更高階方案中。
若您需要更進階的 自動標記 功能（可根據內容偵測並自動套用保護），則需要更高階的授權，例如 Microsoft 365 E5、A5 或 G5。
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.