使用 Microsoft Graph Connectors 擴展 SharePoint 企業搜尋

在現代企業環境中，員工高度依賴 SharePoint 搜尋 功能來快速找到所需的文件、記錄或網站頁面。然而，企業資訊往往分散在各種不同的平台，例如 CRM 系統、檔案共享空間、知識庫平台或其他 Microsoft 365 以外的雲端服務。當資訊散落各處時，搜尋效率下降，不僅增加員工尋找資料的時間，也影響整體生產力。

為了解決這個問題，Microsoft 推出了 Microsoft 365 Copilot Connectors（Copilot 連接器），透過 Microsoft Graph 將外部系統資料整合至 Microsoft Search 與 Copilot 索引中，讓使用者能在 SharePoint 與 Microsoft 365 內 搜尋 來自不同平台的內容，打造真正統一的企業搜尋體驗。

為什麼需要 Microsoft Graph Connectors？

企業的重要資訊可能儲存在：

🔵Confluence

🔵Jira

🔵Azure DevOps

🔵Salesforce

🔵ServiceNow

🔵檔案伺服器（File Share）

🔵第三方雲端服務

如果員工需要在多個系統之間切換查詢資料，不僅浪費時間，也容易遺漏重要資訊。

透過 Copilot Connectors，企業可以：

✅ 將外部資料納入 Microsoft Search 搜尋結果

✅ 讓 Microsoft 365 Copilot 存取外部知識來源

✅ 建立統一的企業知識搜尋平台

✅ 減少資訊孤島（Information Silos）

✅ 提升工作效率與知識利用率

Microsoft 365 Copilot Connectors 運作原理

要讓外部資料出現在 Microsoft Search 中，企業需要建立並設定 Connector。

整體流程包含：

1.建立連線（Connection）

2.定義 Schema

3.設定權限與 ACL

4.同步與索引資料

5.整合至 SharePoint 搜尋結果

步驟一：建立 Connector 連線

進入 Microsoft 365 管理中心：

Copilot → Connectors → Your Connections

選擇資料來源後建立連線。

Microsoft 已提供多種預先建置的 Connector，包括：

🟢Confluence

🟢Jira

🟢Azure DevOps

🟢ServiceNow

🟢Salesforce

🟢網頁資料來源（Web Sources）

建立連線後，系統會自動開始索引資料。

管理員也可以透過「Custom Setup」進一步設定：

🟢使用者存取權限

🟢內容索引方式

🟢同步頻率

步驟二：設定 Microsoft Entra ID 權限

Connector 必須透過 Microsoft Entra ID（原 Azure AD）中的 App Registration 進行驗證。

必要 API 權限如下：

例如：

🟢Azure DevOps API

🟢Salesforce API

🟢ServiceNow API

完成設定後，需要由管理員授予 Admin Consent。

步驟三：定義搜尋 Schema

Schema 決定資料如何被搜尋與呈現。

重要欄位包含：

Title（標題）

搜尋結果主要顯示內容。

URL

點擊搜尋結果後導向原始內容。

Content

完整文字內容，用於全文索引（Full-text Search）。

Icon URL

Copilot 顯示內容來源圖示時使用。

為什麼 Content 欄位特別重要？

Content 是 Connector 中最關鍵的欄位之一。

Microsoft Search 與 Copilot 會利用：

🟢Title

🟢Content

進行：

🟢語意搜尋（Semantic Search）

🟢全文檢索（Full-text Search）

🟢摘要產生（Summarization）

🟢排序與相關性評分（Ranking）

若缺少完整內容欄位，即使資料成功索引，也可能：

🟢排名偏低

🟢無法產生摘要

🟢搜尋結果品質下降

步驟四：設定 ACL 權限控制

企業搜尋最大的挑戰之一就是權限管理。

Connector 透過 ACL（Access Control List）確保：

使用者只能看到自己有權限存取的內容。

管理員可選擇：

所有人皆可存取（Everyone）

適合公開知識庫。

僅特定使用者或群組

適合：

🟢人資文件

🟢財務資料

🟢專案資訊

🟢客戶資料

若選擇限制存取，Connector 必須在每筆索引資料中包含 ACL 設定。

步驟五：設定同步機制

Connector 提供兩種同步模式：

Incremental Crawl（增量同步）

僅同步新增或變更資料。

適合日常更新。

Full Crawl（完整同步）

重新索引全部內容。

適用於：

🟢ACL 權限變更

🟢結構變更

🟢大規模資料更新

需要注意的是：

權限（ACL）更新僅會在 Full Crawl 時生效。

若來源系統權限發生變化，建議執行完整重新索引。

將 Connector 整合至 SharePoint 搜尋

完成索引後，還需要決定搜尋結果如何呈現。

Microsoft 提供兩種方式：

方式一：顯示於「全部（All）」搜尋結果

外部內容與 Microsoft 365 原生內容混合顯示。

例如：

🟣SharePoint 文件

🟣Teams 內容

🟣Azure DevOps 工作項目

🟣Confluence 文件

同時出現在搜尋結果中。

適用情境

🟣客服知識庫

🟣產品文件

🟣企業規範

🟣跨部門資訊

讓員工只需搜尋一次即可找到所有資料。

方式二：建立專屬 Search Vertical

Search Vertical 就是搜尋頁面中的獨立分頁。

例如：

🟣Knowledge Base

🟣HR Policies

🟣Project Records

🟣Technical Documents

使用者點選分頁後，只會看到該類型資料。

優點

🟣搜尋結果更精準

🟣降低資訊干擾

🟣提升使用體驗

使用 Result Types 優化搜尋結果顯示

Result Type 用來定義搜尋結果卡片的外觀。

可指定：

🟣標題

🟣摘要

🟣擁有者

🟣縮圖

🟣URL

例如：

HR 系統

顯示：

🟣員工姓名

🟣職稱

🟣考核摘要

知識庫系統

顯示：

🟣文章標題

🟣摘要內容

🟣文章連結

良好的 Result Type 設計可以讓使用者快速判斷搜尋結果是否符合需求。

Security Trimming：企業搜尋不可忽略的安全機制

Microsoft 強調：

沒有 Security Trimming 的 Connector 不應投入正式環境。

Security Trimming 的核心概念是：

搜尋結果必須遵守來源系統原有權限。

例如：

🟢Azure File Share 保留 NTFS 權限

🟢Confluence 保留群組權限

🟢ServiceNow 保留角色權限

即使內容已被索引：

若使用者沒有存取權限，

搜尋結果也不會顯示。

外部群組同步

若來源系統使用 Microsoft Entra ID 以外的群組：

例如：

🟢Confluence Groups

🟢ServiceNow Profiles

Connector 會將其同步為 External Groups。

之後再透過 ACL 控制搜尋結果存取權限。

Microsoft 365 Copilot 的價值

除了提升搜尋能力之外，Copilot Connectors 還能讓 Microsoft 365 Copilot 存取外部知識。

例如：

使用者詢問：

「公司請假政策是什麼？」

Copilot 可以直接讀取：

🟢Confluence 文件

🟢人資知識庫

🟢內部政策網站

並生成摘要回答。

讓 AI 真正理解企業內部知識。

結論

Microsoft Graph Connectors 與 Microsoft 365 Copilot Connectors 為企業打造了統一、安全且智慧化的搜尋平台。

透過整合來自 Azure DevOps、Confluence、Salesforce、ServiceNow 等外部系統的資料，企業可以有效消除資訊孤島，讓員工在 SharePoint、Microsoft Search 與 Copilot 中快速找到所需資訊。

隨著 AI 與知識管理的重要性持續提升，企業若能善用 Copilot Connectors，不僅能提升搜尋效率，更能讓組織知識成為 AI 時代的重要競爭優勢。