WFH 視訊會議軟體–Microsoft Teams

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現今企業面臨業務挑戰已更趨複雜,加上新型冠狀病毒肺炎(COVID-19)疫情,如何協助企業將世界各地的團隊,召集在一起進行聯繫溝通作業、圓滿完成工作,為首要之工作。

在過去一段時間,很大的機會您一定有使用過視訊會議的經驗。疫情期間,使得原本沒用過或不熟悉視訊會議的人,通通被趕鴨子上架,不得不在最短的時間內,學會使用各種軟、硬體設備及視訊會議軟體。也常因為沒準備、不熟悉,或是倉促進行的視訊會議,造成會議體驗及商務協作效益不佳。

Microsoft Teams 不單只是一套遠距會議系統,Microsoft Teams 的服務內容涵蓋了視訊會議、文字訊息、通話、協同作業這些功能,是一套能解決遠端會議需求同時又能讓分隔在不同地點的同事們仍能協同作業,共同完成一些專案工作的系統,是一套更完整及全面性的雲端化遠端工作協作平台。

 

視訊會議:

進行多人線上視訊會議,可自由選擇採視訊方式或是以語音的方式進行會議。

於會議中可分享螢幕畫面或文件功能,可以設定分享給特定人或全部與會者,並且也可設定是否開放編輯權限給所有或特定人員,可於會議中一同編輯檔案內容,使用白板功能,可以在上面直接進行一些畫筆互動,還有一般文件會出現的編輯功能。

可預先排程會議或隨時開啟一場會議,並支援會議錄製、會議時自訂背景、模糊背景等功能。在會議控制列裡點按「訊息」圖示,即可開啟會議聊天。

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團隊討論:

支援團隊或專案討論需求,可依部門或專案需求創建獨立的團隊,也可在團隊中再依需求切分出頻道,就像是部門中又有各別獨立運作的專案團隊般,能將專案人員分組的概念,切分出不同的專案小組。

每個團隊及頻道(即部門及專案小組)都擁有獨立的討論區、檔案分享區等,能讓專案的運作與溝通更精確也更不雜亂。

無論是團隊或是聊天的討論功能,均支援使用文字訊息、貼圖訊息、語音訊息、地點分享等功能,也都可隨時傳送檔案給對方,溝通非常方便。

支援「@」 Tag 功能,就算分屬於不同的團隊中也能快速查看與你相關的訊息,就像擁有個智能小秘書般讓您不漏接資訊。

檔案管理與協同作業:

不同的團隊及專案均能建立專屬的檔案庫,除了更方便掌握各別專案的檔案外,也能讓專案人員都能即時取得最新版本的檔案,避免資訊不一致情況。

支援資料夾分層分類,如同在個人電腦中分類檔案般便利,並記錄檔案最後一次修改記錄與修改者資訊,或結合SharePoint 的版本歷程紀錄。

支援於 Teams 上直接進行檔案閱覽與編輯,如:Word、Excel、PowerPoint 等文件檔,於編輯過程中亦會隨時自動儲存,不怕電腦當機或突然停電遺失檔案。

支援多人同時編輯一份文件,於編輯過程中亦可即時與同時在編輯該份文件的人員討論想法,且無須跳出編輯畫面。

可將常用的檔案、特定文件或外部資訊建立為快速索引標籤,加速工作效率省下常用檔案的尋找時間。

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