To Do、Planner、Lists 或是 Tasks in Microsoft Teams

這些應用程式並不完全相同

讓我們談談這些工具的實際用途。這並不意味著它們不能完成我所介紹的以外的任務，只是它們並不一定是為此而設計的：

Microsoft Planner 是一個易於使用的基於團隊的專案管理工具。它已經內建於 Microsoft 365 群組中，因此每個 Outlook 群組、Teams 團隊和 Yammer 社群都可以以不需要正式專案經理的方式追蹤其進行中的任務。它使用看板（Kanban）來追蹤任務並提供關於每個任務的豐富資訊。還有一個個人視圖，讓每個人可以查看他們在不同群組和計畫中的所有 Planner 任務。Planner 與Trello、Wrike 和 Asana 等工具競爭。

Microsoft Lists 是對 SharePoint 清單的重大功能和界面升級，獨立成為一個應用程式。儘管 Lists 在任務追蹤和專案管理方面非常有用，但這並不是它唯一的優勢。您可以使用 Lists 創建符合您需求的自定義表格和列，例如跟踪庫存、建立活動時間表、管理旅行計劃等等。

Microsoft To Do 取代了微軟收購的應用程式 Wunderlist，並逐漸取代 Outlook 的任務部分，這是值得注意的，考慮到"應用程式"已經存在數十年了。To Do 在由使用者自己管理的列表和群組中追蹤個人任務。但 To Do 與其他應用程式的重要聯繫是它會在應用程式中顯示您的 Planner 任務和 Outlook 中的已標記郵件（以下是操作說明）。由於它的 Power Automate 連接器，您還可以從其他應用程式（如 Microsoft OneNote）添加任務。To Do 可以將您的任務集中在您的 Microsoft 帳戶中。

Tasks in Teams 是最近新增到 Microsoft Teams 中的功能，以符合 Teams 的方式集中列出您的任務。它本質上是在 Teams 中結合了 Planner 和 To Do。它並不真正執行任何工作；它只是將您的任務集中在 Teams 中，而 Microsoft 對其現代工作場所愿景最重視的就是 Teams 應用程式。這篇最近的公告博客提供了 Tasks in Teams 的良好概述。

基本上，這取決於應用程式是存儲和管理您的任務，還是將您的任務呈現在單一框架中。

Planner 和 Lists 非常適合添加和管理基於團隊的任務和任務清單。To Do 非常適合添加和管理個人任務和任務清單。Tasks in Teams 本質上是一個檢視窗口，用於查看 Planner 和 To Do 中的所有任務。目前，無法通過 To Do 和 Tasks in Teams 查看分配給您的任何 List 任務的整合；儘管如此，Lists 很容易通過其連接器添加為任何團隊的選項卡，這樣您就可以輕鬆通過 Teams 訪問列表和其他任務。

Microsoft Lists 或 Microsoft Planner？

儘管 Planner 和 Lists 之間可能存在很多重疊，但實際上並沒有你想象的那麼多。是的，您可以使用List基本上重新創建 Planner 的體驗，但如果您不需要自定義功能，為什麼要這麼做呢？

使用 Planner：如果您想要快速、簡單且易於理解的專案管理，請使用 Planner。它適用。它提供了一系列任務字段，與 To Do 和 Tasks in Teams 進行了整合，對於敏捷和瀑布式專案管理都非常適用，尤其適用於小型團隊（即非企業組合管理）。您可以以看板或日曆視圖查看任務，並提供了一個很好的儀表板概覽。Planner 可作為網頁應用程式、Teams 選項卡和移動應用程式使用。

使用 Lists：如果您想要一個可以自定義體驗，可以控制任務字段、選項、佈局、視圖等的工具，您需要使用 List。如果您試圖管理的不僅僅是任務，那麼您也需要使用列表。這就涉及到一些例子，如庫存追蹤、資產管理、活動行程和旅行計劃等。您可以在列表或日曆視圖中查看任務（和其他列表項目）。Lists 可作為網頁應用程式、Teams 選項卡和移動應用程式使用。

但請記住，如果您真的希望 ToDo 和 Tasks in Teams 進行整合，您需要使用 Planner 來進行基於團隊的任務管理。

Microsoft To Do 或 Tasks in Microsoft Teams？

在 To Do 和 Tasks in Teams 之間做出選擇可能有些困難，這真的是一個主觀判斷。Tasks in Teams 僅僅是查看您在 To Do 和 Planner 中現有任務的一種方式。換句話說，它實際上只顯示您在 To Do 中的現有任務（因為 Planner 任務可以在 To Do 中查看）。但是您查看它們的方式是不同的。

使用 To Do：如果您希望在一個中心位置列出您的任務，尤其是具有出色的移動應用程式且易於設定截止日期和提醒（推送通知真的很有幫助！），那麼您應該使用 To Do。To Do 非常適合日常管理任務，幫助您建立個人時間表。To Do 適用於細緻的任務管理。To Do 可作為網頁應用程式、桌面應用程式和移動應用程式使用。

使用 Tasks in Teams：如果您更喜歡以列表和列的形式查看任務，您可能更喜歡使用 Tasks in Teams。Tasks in Teams 還按計劃和團隊將您的任務分開，這意味著您可以按照項目和交付物來聚焦任務，而不僅僅是一個無休止的任務清單，這些任務都被指派給您在今天完成（有些天根本無法完成，對吧？）。此外，如果您從不離開 Microsoft Teams，並且它是您的工作中心，那就使用 Tasks in Teams 吧。Tasks in Teams 適用於整體任務管理。Tasks in Teams 可通過 Teams 網頁應用程式、桌面應用程式和移動應用程式使用。

自動將 Planner 任務和標記的 Outlook 郵件添加到 To Do

我已經多次提到 To Do 與 Planner 和 Outlook 進行整合，但我並沒有真正解釋如何進行。這些整合並未默認啟用，因此您需要自己進行設置。但是一旦您連接了這些應用程式，您就可以在所有版本的 To Do（桌面應用程式、網頁版本、移動應用程式）上使用這些功能。

從 To Do 的網頁版本進行設置可能是最簡單的。以下是如何進行設置的步驟：

🟨在瀏覽器中打開 To Do 的網頁版本。

🟨點擊右上角的設定圖標（齒輪圖標）。

🟨選擇「連接其他應用程式和服務」。

🟨在「連接其他應用程式和服務」頁面上，您將看到可供連接的不同應用程式和服務。

🟨找到 Planner 和 Outlook，然後點擊相應的連接按鈕。

🟨按照螢幕上的提示進行授權和設置，允許 To Do 訪問 Planner 和 Outlook 的數據。

🟨完成設置後，您的 Planner 任務和標記的 Outlook 郵件將自動同步到 To Do 中。

這樣，您就可以在 To Do 中自動查看和管理您的 Planner 任務和 Outlook 郵件了。請注意，這些步驟可能會因應用程式版本和界面變化而有所不同，但基本概念是相同的。

如果您正在尋找甘特圖功能，那麼這些工具中都不會提供該功能。這可能是因為 Microsoft Project（Microsoft 的高級項目管理工具）將此作為核心功能進行推廣，他們不希望影響到他們自己的高級應用程式。

您可以在 SharePoint Online 的「傳統」任務清單中找到甘特圖功能。它們並不是很好，但它們確實能夠使用。您可以將一個 Project 文件與 SharePoint 任務清單同步，以節省許可成本並對各種任務進行權限保護。詳細資訊請參閱此處的相關內容。