過多老舊的文件可能會損壞 Copilot 的輸出
微軟在受限 SharePoint 搜索中嘗試解決的問題是 Copilot 驚人的文本查找和重用能力。任何存儲在 SharePoint Online 或 OneDrive for Business 並且對已登錄帳戶可用的文件，都可以被 Copilot 用來生成對用戶提示的回應。Copilot 只看到文字，對重要性、準確性、過時性或有用性沒有任何感知。人類通過多年的練習獲得檢測書面內容問題的能力，而當前一代的 AI 助手專注於文字而非上下文。
如果人們在 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 中存儲的是完美的訊息，那麼就不會有問題。完美的輸入數據通常會產生良好的結果，而混亂的輸入數據則會產生其他問題。存儲在Microsoft 365 資料庫中的數據往往是混亂的、不精確的、不正確的或具誤導性的。這就是許多用戶所面臨的數位垃圾。
微軟搜索會將舊資料和新資料一起索引，當 Copilot 查詢 Graph 以查找合適的訊息來支持其生成用戶提示時，Copilot 很可能會在其回應中消耗和重用數位垃圾。
Microsoft 365 封存
Microsoft 365 封存，它約在一年前推出預覽版本（至今仍在預覽階段）。Microsoft 365 封存是一種按需付費（PAYG）的服務，旨在讓客戶將包含需要保存但不需要即時訪問的訊息的網站移動到封存狀態。當一個網站被封存時，微軟會將其內容（文檔庫、列表等）移動到“冷存儲”。封存網站中的訊息仍可供微軟 Purview 解決方案使用，這意味著保留處理和電子發現搜索/內容搜索等功能仍可以找到項目。然而，終端用戶無法再搜索和查找存儲在該網站中的訊息，並且必須重新開啟該網站後才能下載電子發現搜索的結果。
Microsoft 365 封存對於那些無法決定如何處理舊資料的公司來說是完美的解決方案。或者更確切地說，這些公司沒有時間去整理舊資料並決定保留什麼或丟棄什麼。對於歸檔網站，微軟收取的每 GB 價格低於使用SharePoint 熱存儲的價格。
雖然封存存儲是按量計費的，但除非租戶使用的熱存儲和冷存儲總和超過了授權的 SharePoint 存儲配額（每個授權用戶帳戶 1 TB 加 10 GB），微軟不會收取費用。當總存儲量超過租戶存儲配額時，微軟對歸檔網站收取每 GB 每月 0.05 美元的費用，這比額外的 SharePoint 熱存儲每 GB 每月 0.20 美元的費用便宜得多。
啟用Microsoft 365 封存
由於Microsoft 365 封存是一種按需付費（PAYG）解決方案，因此您必須擁有 Azure 訂閱來支付其費用。這與其他 Syntex 解決方案（例如 SharePoint 文件翻譯和Microsoft 365 備份）相同。這些解決方案的所有按量計費以及像微軟 Sentinel 等服務的 Azure 費用都會累積到單一的月賬單中，並從與訂閱相關的信用卡中扣款。
對於某些人來說，設置 Azure 訂閱是啟用Microsoft 365 封存中最困難的部分。一旦訂閱設置完成，其他在租戶中啟用Microsoft 365 封存的步驟就很容易完成。完成這些步驟後，您可以前往 SharePoint Online 管理中心選擇要封存的網站。
封存網站
要封存一個或多個網站，從活動網站列表中選擇它們，然後從省略號菜單 […] 中選擇封存選項。
選擇一個或多個網站後，會出現重新啟用選項。重新啟用將一個網站從冷存儲轉移到熱存儲，使其對用戶可訪問。重新啟用可能需要 24 小時才能完成，每 GB 收取 0.60 美元的費用，此費用不計入租戶的 SharePoint 存儲配額。然而，微軟在封存一個網站後的七天內重新啟用不收費。
許多網站都與Teams相連。如果對與Teams相連的網站進行封存，則歸檔過程僅處理 SharePoint 內容。與該Teams相連的其他內容保持不變，包括其頻道、計劃、標籤、應用等。但是，當Teams成員前往“文件”選項卡時，會發現其中是空的，因為之前可以訪問的任何內容現在都已封存。此外，發送到Teams中某個頻道的任何電子郵件都會失敗，因為 Teams 無法在 SharePoint Online 中建立電子郵件消息的副本。
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