Microsoft Forms 是 Microsoft 365 套件中的一項強大工具，使用者可以利用它建立各種類型的表單，例如調查問卷和測驗。本文將探討如何管理長時間在線的表單，以及如何設定自動通知功能以接收新回應的提示。
什麼是 Microsoft Forms？
Microsoft Forms 是一款基於網頁的應用程式，可簡化建立表單的流程。它擁有直覺易用的介面，不需要高深的技術知識。以下是其主要功能：
🟦簡易的建立介面：使用者可在不需任何編碼或設計技巧的情況下建立表單。
🟦多樣的題目類型：支援選擇題、文字輸入、評分等多種題型。
🟦邏輯與分支功能：可為問題加入邏輯與分支條件。
🟦即時回應分析：回應提交後可即時視覺化數據。
🟦與 Microsoft 365 整合：可與 Excel、SharePoint 和 OneDrive 等其他應用程式無縫整合。
🟦自訂選項：可透過主題、圖片甚至影片來自訂表單外觀。
🟦協作與分享：可透過連結分享表單、嵌入網站或透過電子郵件分發。
🟦安全性與隱私：符合嚴格的安全與隱私標準。
Microsoft Forms 可供 Office 365 教育版使用者、Microsoft 365 商務版應用程式使用者，以及擁有 Microsoft 帳戶（Hotmail、Live 或 Outlook.com）的使用者使用。
我該如何設定通知功能？
當專用的表單被填寫後，我們可以使用 Power Automate 建立一個簡單的流程，自動發送電子郵件通知我們已收到新的回應。
這項功能的設定相對簡單。我們可以建立一個類似以下形式的流程：
設定流程的步驟說明：
1.登入 Power Automate
前往 Power Automate 網站，使用你的 Microsoft 帳戶登入。
2.建立新流程
點選左側選單的「建立」，然後選擇「自動化雲端流程」。
3.命名流程並選擇觸發條件
為流程命名，例如「表單回應通知」，然後在觸發器中搜尋並選擇：
「當新的回應提交時（Microsoft Forms）」
4.選擇表單
在觸發器中，選擇你想要追蹤的表單。
5.新增步驟：取得回應詳細資料
加入動作 「取得回應詳細資料」，選擇相同的表單並使用前一步驟中的回應 ID。
6.新增步驟：發送電子郵件通知
加入動作 「發送電子郵件（V2）」（使用 Outlook 或 Gmail 皆可），填寫以下資訊：
🔹收件者：你自己或團隊的電子郵件。
🔹主旨：例如「📩 收到新的 Microsoft Forms 回應」
🔹內容：可以包含提交者的答案或回答摘要。
7.儲存並啟用流程
點選右上角的「儲存」，流程就會自動開始運作。
簡易流程圖如下：
css
複製編輯
[使用者提交表單]
↓
[觸發流程：當提交表單時]
↓
[取得該次回應詳細資料]
↓
[發送通知電子郵件]
改用 Microsoft Teams 發送通知的流程步驟：
1.登入 Power Automate
前往 Power Automate 網站，使用 Microsoft 帳戶登入。
2.建立新流程
點選左側「建立」，選擇「自動化雲端流程」。
3.命名流程並選擇觸發條件
例如命名為「表單提交 - Teams 通知」，選擇觸發器：
「當新的回應提交時（Microsoft Forms）」
4.選擇你要追蹤的表單。
5.新增動作：取得回應詳細資料
搜尋並加入「取得回應詳細資料」，選擇相同表單並使用回應 ID。
6.新增動作：發送 Teams 訊息
搜尋並加入 「發送訊息到 Teams 頻道」 或 「傳送聊天訊息」（依你想發送到頻道還是個人而定）。
若使用「發送訊息到頻道」：
🔹團隊名稱：選擇你的 Microsoft Teams 團隊
🔹頻道名稱：選擇你希望接收通知的頻道
🔹訊息內容：可自訂為：
複製編輯
📢 新的 Microsoft Forms 回應已提交！
問卷名稱：{表單名稱}
回答者資訊：{回答內容摘要}
回應時間：{提交時間}
若使用「傳送聊天訊息」：
🔹收件人：輸入團隊成員或你自己的名稱
🔹訊息內容：同上
7.儲存流程，完成後每次表單提交都會自動傳送 Teams 通知。
更新後的簡易流程圖：
css
複製編輯
[使用者提交表單]
↓
[觸發流程：當提交表單時]
↓
[取得該次回應詳細資料]
↓
[發送 Teams 訊息到頻道或個人]
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