即使在一個中等大小的組織中，每天交換數千封電子郵件，使用者的信箱可能很快就會變滿。在 Exchange Online 中，您可以嘗試解決這個問題，啟用存檔信箱並告訴使用者將舊郵件移到這些信箱中。不幸的是，人為因素可能成為這個過程中的薄弱環節。這就是 Microsoft 365 存檔政策發揮作用的地方，為您提供了一種集中且自動化的方式，以保持使用者的主要信箱在容量限制之下。
Exchange Online存檔信箱簡介
在深入了解存檔政策之前，瞭解更多關於Exchange Online中存檔信箱的信息是很有幫助的。這篇文章讓您了解存檔信箱的大小限制、授權以及一些其他有用的細節。同時，請記得檢查您的Microsoft 365計劃是否允許您在Exchange Online中使用存檔功能。
建立保留標籤 - 用於電子郵件存檔的規則
一旦設定了存檔信箱，您需要完成準備的第二階段，即建立存檔政策 - 配置保留標籤。保留標籤是一種數據存檔/保留規則，您可以應用於特定範圍（整個信箱、信箱文件夾等）。它明確定義了：
🔸對郵件或信箱文件夾等項目執行的動作（例如存檔、刪除、永久刪除）；
🔸項目（郵件）的年齡，當達到時，觸發對項目的動作。
保留標籤本身不執行任何操作 - 它們只是指令，一旦您將標籤添加到Microsoft 365中特定用戶信箱的保留（存檔）政策中，這些指令就會執行。
現在，讓我們創建我們的第一個保留標籤。提示：如果您喜歡使用PowerShell進行操作，您可以在以下每個部分的末尾找到相關的腳本，在“PowerShell角落”子部分中。
1.使用屬於合格角色組（全球管理員、合規管理員、組織管理等）的帳戶登錄到Microsoft Purview合規門戶。
2.在導覽菜單中，轉到“數據生命周期管理” > “Exchange（舊版）”，選擇“MRM保留標籤”選項卡，然後點擊“新標籤” - 這將打開一個新的保留標籤精靈。
3.首先，給您的標籤取個名字（例如“自動存檔（3年）”），並可選擇提供其描述。
4.在“應用方法”步驟中，您需要決定：
🔸您要將標籤應用於的範圍（整個使用者信箱、這些信箱中的特定默認文件夾，例如“已發送項目”等）；
🔸是否應自動或手動應用於符合標籤設置的郵件的保留操作（例如存檔、刪除等）。
在我們的情況下，我們希望自動將每個使用者郵箱中符合資格的郵件（3年或更長時間的郵件）進行存檔，因此我們選擇了第一個選項，“自動應用於整個信箱”。
提示：通常，創建一個額外的保留標籤可能是一個不錯的主意，您可以選擇第三個選項，“由用戶應用於項目和文件夾（個人）”，並指定一個較短的保存期限，例如1年，以便將郵件存檔。這樣，您的用戶將能夠更快地手動將文件夾或甚至單個項目（郵件）存檔，即當它們達到1年時。由於單個存檔策略可以包含多個規則（保留標籤），在配置下一節中的策略時，您可以輕鬆選擇這兩個標籤。
5.第三步是“保留設置”，在這一步中，您指定達到特定年齡的郵件應該執行什麼操作。請注意，Exchange Online基於交付日期計算項目的年齡。在我們的示例中，我們希望將3年或更長時間的郵件進行存檔，因此我們以天為單位輸入項目年齡（1095天 = 3年），並選擇“將項目移至存檔”。
6.在最後一步，複查您的設置，如果一切正常，請點擊“提交” > “完成”。您的保留標籤剛剛被創建，應該會出現在標籤列表上。
PowerShell角落
要使用PowerShell配置保留政策，請連接到Exchange Online並使用下面列出的cmdlet：
請注意，您需要將<YourExchangeOnlinePowerShellURL>替換為您的Exchange Online PowerShell URL，<MailboxOrFolderIdentity>替換為要分配保留標籤的特定信箱或信箱文件夾的標識符。
配置您的存檔策略
現在，是時候將您的保留標籤投入實際操作了。這可以通過配置MRM（消息記錄管理）存檔策略來完成。基本上，有兩種方法可以選擇：
🔸更新Microsoft 365中的默認MRM保留策略（更簡單）
🔸從頭開始配置新的MRM存檔策略（更好的個性化）
您可以根據您的需求選擇其中一種方法。
使用Microsoft 365默認的MRM保留策略使用保留標籤
將保留標籤“啟用”並開始將舊項目移至使用者的存檔郵箱的最簡單方法是更新現有的Microsoft 365默認策略，即名為“默認MRM策略”的策略。
以下是更新“默認MRM策略”的步驟：
1.轉到“MRM保留策略”選項卡，選擇列表中的默認策略，然後點擊“編輯”。
- 在精靈的第一步中，點擊“添加標籤”以繼續添加您在上一節中剛剛創建的標籤。提示：如果您想從默認策略中刪除默認/現有的保留標籤，請使用右側的垃圾桶圖標。請注意，刪除應用於多個郵箱中的許多項目的標籤可能會導致暫時但顯著的資源消耗。
- 在打開的窗格中，選擇您的保留標籤並點擊“添加” - 這將把標籤添加到策略中。
- 點擊“下一步”以查看您的設置，然後點擊“提交” > “完成”以應用所有更改。
從現在開始，該策略將應用於啟用了存檔郵箱的每個用戶的主信箱，使用您配置的保留標籤的設置。在我們的示例中：
🔸用戶將能夠手動將1年以上的項目移至其存檔郵箱。
🔸3年以上的項目，無論郵箱文件夾如何，都將自動移至用戶的存檔信箱。
配置Microsoft 365中的新MRM存檔策略
創建一個全新的MRM存檔策略允許全面個性化，但需要進行額外的步驟來完成。
首先，一個用戶信箱同一時間只能應用一個MRM策略。因此，您將需要將新創建的策略分配給終端用戶的郵箱，以覆蓋Exchange Online中的默認（或任何現有的）MRM策略。
其次，如果您希望該策略在將來添加到您的Microsoft 365組織的用戶時也能自動生效，您需要將其設置為默認策略。
要創建一個新策略，請按照以下步驟進行：
1.轉到“MRM保留策略”選項卡，然後點擊“新策略”。
2.為您的策略提供一個有意義的名稱，點擊“添加標籤”，選擇您創建的將由該策略啟動的保留標籤（存檔規則），然後點擊“添加”。
3.點擊“下一步”以查看您的設置，然後點擊“提交” > “完成”以應用更改。
現在，讓我們將新策略分配給用戶的郵箱，以替換默認/現有的MRM策略：
1.使用屬於合格角色組的帳戶（例如全球管理員、組織管理、收件人管理、記錄管理等）登錄到Exchange管理中心。
2.轉到“收件人” > “郵箱”，選擇您要應用策略的所有郵箱（或點擊“顯示名稱”旁邊的選擇器以選擇所有郵箱），然後點擊“郵箱策略”（Mailbox policies）。
3.在打開的窗格中，在“保留策略”下，選擇您的新存檔策略，然後點擊“保存”以應用更改。
在Exchange Online中使用存檔功能是減少終端用戶信箱大小的好方法。值得記住的是，存檔並不等於備份。存檔政策並不是一個完美的解決方案。除非您採取額外的步驟，否則終端用戶可能會訪問存檔郵箱並刪除項目。而且，您需要依賴於您無法100%控制的第三方雲存儲。這個存儲位於與原始信箱數據相同的數據中心。
為了克服這些缺點並享受額外的好處，例如符合適用的當地法律、對重要業務數據的全面控制、隨時隨地對本地存儲的備份訊息進行物理訪問、自動且持續地創建備份等，考慮使用 AvePoint Cloud Backup備份。
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