拒絕低效率會議，Teams 副總裁教你更輕鬆的工作方法

在全球疫情期間，辦公模式發生了巨大轉變，而在現今後疫情時代，遠距辦公成為了新常態。然而，隨之而來的問題是，會議的數量和時間似乎都變得更多、更長了。

根據微軟 Teams 副總裁 Nicole Herskowitz 表示，低效率會議是影響生產力的最大因素。在過去三年中，微軟 Teams 用戶每週參加的會議數量增長了 3 倍。超過 60% 的員工表示，他們很難有足夠的時間和精力來完成工作。

然而，隨著科技的不斷進步，我們應該讓工作變得「越來越有效率」，而不是像現在這樣耗盡員工的所有時間。Herskowitz 指出，人工智能將成為一個強大的工具，可以防止低效的會議浪費員工的時間和精力。

根據微軟 Microsoft 365 的生產力報告顯示，員工將近 60% 的時間用於交流，包括處理電子郵件、聊天和參加會議，也就是說，只剩下 40% 的時間用於產出新的工作。如果我們能夠將這些瑣碎的工作交給人工智慧處理，讓 AI 協助查找資料和答案，紀錄會議要點，甚至幫助員工規劃一天的行程，或許就能夠讓員工從這些繁瑣的雜項中解放出來。

在會議前，AI 可以協助處理日曆管理、建立會議議程，並協助製作事前的簡報文件，讓員工能夠更專注於會議要進行的對話策略和討論。根據 Nicole 的說法，她在和客戶見面前常常向 AI 提問類似「上次客戶會議後，我採取了什麼行動？」的問題，以幫助自己快速回憶先前對話中「已決定」和「未解決」的問題，以更有效率地在客戶會議前做好準備。

在會議中，AI 工具可以協助降低背景噪音，提高影片畫質等，讓會議的參與者無論身處家中、外出還是咖啡廳，都能進行更高品質的會議。此外，Nicole 表示未來的 AI 工具還可以透過會議記錄功能，讓遲到的人不需要打斷討論，就能快速跟上會議進度。

在會議結束後，可以透過 AI 快速回顧會議討論，摘取重要的資訊和提及自己的部分，並根據 AI 生成的筆記來安排工作行程。

除了會議和日常工作安排之外，AI 在各個領域改變了公司的工作模式。舉例來說，透過 AI 分析求職者的數據，可以幫助人力資源根據教育背景、工作經驗、技能等不同項目，找到某職位的最佳人選。這不僅使招募流程更有效率，還可以減少偏見和歧視的可能性。

在製造業領域中，可以透過 AI 打造協作機器人，實現“人機共存”或甚至是“人機協作”。這樣可以讓機器人幫助人類完成危險或需要大量體力勞動的工作，從而使人類能夠更專注於決策制定、創造性思維和批判性思維。這將建立一個更安全、高效率和高產值的工作環境。