實用的 SharePoint：智能版本控制即將推出(2)

更新舊網站以啟用智能版本控制

租戶的版本時間限制設置適用於新建網站，但微軟並未提供圖形界面（GUI）方法來將新版本設置應用於現有網站。不過，可以使用 PowerShell 將智能版本控制應用到多個網站。以下是一個範例，說明如何獲取所有由 Microsoft 365 群組使用但未被 Microsoft 365 檔案庫歸檔的網站。然後使用 Set-SPOSite cmdlet 為每個網站執行操作，將 EnableAutoExpirationVersionTrim 設置為 true（預設情況下，該屬性未被設置）。

powershell

複製程式碼

$sites = Get-SPOSite -Template GROUP#0 -Limit All | Where-Object {$_.Status -ne "Archived"}

foreach ($site in $sites) {

    Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

}

這段 PowerShell 代碼會從所有符合條件的網站中啟用智能版本修剪功能。

智能版本控制的效果

除了說這值得一讀外，我不想重複微軟的文檔中有關為文件庫規劃版本儲存的內容。智能版本控制的重要要點可以總結為以下聲明：

自動限制：在自動設置下，間歇性的舊版本會隨著時間的推移而被修剪，與計數限制相比，這在六個月內可實現96% 的版本儲存減少。

這種結果是可能的，前提是存在某些條件。其他組織可能會有不同的結果。不管怎樣，有兩點是明顯的。首先，微軟相信智能版本控制可以對文件版本所消耗的儲存空間產生非常重要的影響。其次，完整的影響只能隨著時間的推移來衡量，因為智能版本控制只有在用戶與文件交互以生成新版本時才能開始生效。

保留問題

但接下來我們面臨保留問題。當保留政策或保留標籤對網站或單個文件應用保留保護時，網站的保留保護庫可能會膨脹，消耗大量儲存空間。

保留保護庫的功能至關重要。沒有它，文件恢復和電子發現（eDiscovery）將無法運作。然而，如上所述，對於存儲許多大型和複雜文件的網站，保留保護庫很快就會佔用大量儲存空間。然而，由於該網站受保留政策的約束，SharePoint Online 在保留期到期之前無法刪除版本。實際上，正如微軟所指出的：

「對於受保留政策（或電子發現保護）約束的項目，文件庫的版本限制會被忽略。」

換句話說，保留政策迫使 SharePoint Online 保留所有版本。

執行自動修剪作業

為了確認智能版本控制無法從受保留政策控制的網站中刪除版本，我運行了一個修剪作業。這是一個後台過程，用於檢查和刪除版本，依據所選選項（手動或自動）的標準進行。修剪作業只能使用 PowerShell 的 New-SPOSiteFileVersionBatchDeletedJob cmdlet 提交：

請注意，在安排修剪作業時會顯示警告，指明版本將被永久刪除，並且在作業完成時會報告「以失敗完成」的狀態。因為存在法律保留（保留保護），所以無法刪除任何版本。

美好的承諾，直到保留政策出現障礙

在 SharePoint Online 中看到智能版本控制的出現是件好事。網站擁有者和租戶管理員將會欣賞這些新選項所帶來的額外靈活性，以便更好地管理日常用戶活動生成的版本。