實用的 SharePoint：智能版本控制即將推出(1)

SharePoint 版本控制的最大變革

最初計劃於 2023 年 11 月推出，微軟即將在全球範圍內為 Microsoft 365 租戶推出 SharePoint 版本控制的正式版。此更新描述於 MC789209（最近於 2024 年 8 月 9 日更新，Microsoft 365 路線圖項目 145802）。預計全面部署將於 2024 年 10 月中旬完成。

新版本控制將影響 SharePoint Online 如何管理文件的版本。文件版本控制是用戶恢復先前文件版本的重要功能之一，這包括「還原此文件庫」功能。版本控制同樣被 Office 自動儲存功能使用，以確保對儲存在 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 中的 Office 文件進行的編輯會自動被保存。如果沒有頻繁自動保存的版本，協作編輯將無法正常運作。

簡單版本控制的主要問題

版本控制已經運作良好多年，但有一個大問題：自動儲存在編輯過程中會創建許多文件版本。在編輯包含此文章的文件時，創建了 25 個版本。SharePoint Online 為新建立的文件庫設定了 500 個版本的預設限制，而保存多達 500 個大型文件的版本會迅速消耗大量儲存空間。

考慮到 SharePoint Online 儲存空間的成本，無限制地為文件版本消耗數GB的儲存空間需要一種更為先進的方法，這正是智能版本控制所要解決的問題。

根據微軟的說法，這項新功能提供了「基於時間和智能的自動修剪功能，讓管理員和內容擁有者能夠減少低價值文件版本佔用的儲存空間，同時保留適當的恢復能力」。

基於「版本的恢復價值隨著時間的推移而降低」這一設計原則，SharePoint Online 所使用的智能版本控制算法會「稀釋」不太可能被恢復的較舊版本，同時保留足夠的「高價值」版本，以便在必要時能夠進行文件恢復。智能版本控制適用於由 Office 應用程式創建的文件，但不支持像 PDF 這樣的文件類型，因為更新這類文件時，通常會將完整的新版本上傳至 SharePoint 文件庫。

回到本文所創建的版本，其中 25 個版本中的一些可能只存儲了文件的少量變更，而其他一些則可能包含了更根本的變更，例如將大段文字從一處移動到另一處。當我更新文件屬性時，包括我用來追蹤文章的自定義屬性時，SharePoint Online 也創建了更多版本。

智能版本控制的概念是，SharePoint 可以刪除那些不太重要的版本，同時保留更重要的版本。如果我需要恢復此文章的某個版本，我可以從那些真正標誌著文件變更的版本中進行選擇，而不是那些只改動了幾個字符的版本。

智能版本控制

在 SharePoint Online 和 OneDrive for Business 中，版本控制可以在租戶、網站和文件庫層級進行管理。要為租戶配置設置，請前往 SharePoint 管理中心中的「設定」，然後選擇「版本歷史限制」。若要利用智能版本控制，請選擇「自動」。這表示 SharePoint Online 將根據活動（例如文件更新的頻率）和創建日期動態管理文件版本。

「無時間限制」仍是預設設置，這意味著 SharePoint Online 會在文件版本數量超過站點允許的最大版本數時刪除舊版本。例如，若允許 500 個版本，當用戶創建第 501 個版本時，SharePoint 會刪除最舊的版本。「手動」選項允許組織選擇在版本數量達到限制或超過時間限制後刪除版本。例如，您可以選擇刪除超過 730 天（兩年）以上的版本。

所選的租戶全域版本時間限制設置將適用於新建的網站和 OneDrive for Business 帳戶，但不會回溯應用於現有的網站和帳戶。不過，網站擁有者和管理員可以將新的版本控制應用於現有的網站（使用 PowerShell）和文件庫（透過編輯文件庫設置）。

與其他 SharePoint 設置一樣，新版本控制設置在生效之前可能需要一些時間。當文件的版本歷史顯示不同的基於日期的過期期限時，您會知道智能版本控制已經開始使用。之後創建的版本則會根據算法認為安全刪除的時間，顯示不同的過期日期。當前版本則永不過期，因為它是用戶在文件庫中訪問的文件。

那些被標記為「永不過期」的舊版本，只有在租戶定義的最大版本數量達到時，才會被 SharePoint Online 修剪。當租戶選擇使用智能版本控制時，SharePoint Online 將最大版本數設置為 500，且租戶無法更改此數值。一旦達到 500 個版本的限制，SharePoint 將從最舊的版本開始修剪，以保持版本數量在 500 之內。