何時應該使用 SharePoint、OneDrive或Microsoft Teams

SharePoint 和 OneDrive 有明顯不同的使用方式，你應該根據它們的真正用途來使用它們。而且，掌握這兩個工具並不難。一旦你知道如何使用它們，你可能就不會再回頭了。

如果你在 Outlook Groups、Yammer 或 Microsoft Teams 中使用共享檔案，背後實際上是使用 SharePoint Online。每個應用程式中的「檔案」選項卡實際上是一個SharePoint 文件庫；你只是透過不同的介面存取和編輯檔案。但它仍然是 SPO 中的團隊網站，非常簡單明瞭。因此，當我提到 SPO（SharePoint Online）時，也適用於 Outlook Groups、Yammer 和 Teams 中的檔案。

SharePoint 和 OneDrive 的相似之處

首先，讓我們談談這兩者之間的相似之處。OneDrive 和SharePoint 具有相同的基礎設計和功能。事實上，OneDrive 實際上只是一個專屬於你的單一SharePoint 網站中的一個SharePoint 文件庫，只是標誌不同而已。

它們都支援許多相同的功能：通過網頁版 Office（以前稱為 Office Online）編輯 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote 檔案，支援高達 100GB 的檔案大小，同時編輯（共同編輯），版本歷史記錄，檔案共享（內部和外部），移動設備存取以及將檔案同步到你的電腦和手機。

主要功能的不同之處在於 OneDrive 不支援元資料。但在你的 OneDrive 中，元資料並不是必要的，因為你通常知道自己的資料夾層級結構。如果你不知道什麼是元資料，那也沒關係。

何時使用 Teams

當你使用 Teams 時，你已經在使用SharePoint 或 OneDrive。只是透過不同的方式存取而已。SharePoint 是 Team 和頻道背後的檔案工具；而在私人聊天中分享檔案時，則使用 OneDrive。

當你在團隊中儲存檔案時，正如上面所提到的，你已經充分利用了SharePoint 團隊網站的功能。

當你在私人聊天中分享檔案時，這些檔案實際上是從發送者的 OneDrive 上傳和分享的。你的 OneDrive 中會有一個名為「Microsoft Teams Chat Files」的資料夾，這就是這些檔案的存放位置。請儘量減少在私人聊天中進行檔案分享的次數。基於下面我提到的原因，如果有人離開組織，你將無法存取這些分享的 OneDrive 檔案，並且會損失所有這些檔案。

何時使用 OneDrive

現在讓我們來談談何時應該使用 OneDrive。OneDrive 是用於個人儲存的工具，可以存放與工作或學校相關的檔案，但這些檔案是屬於你個人的。你的組織中的每個人都有自己的 OneDrive。每個 OneDrive 帳戶通常至少提供1 TB的空間。

OneDrive 非常適合兩種檔案：你只想自己使用的檔案，可能是不應該分享的個人檔案；以及你還沒有準備好移至SharePoint 文件庫或 Teams 頻道進行協作輸入或審核的檔案草稿。

在 OneDrive 中，你確實可以進行協作，但我真的不建議這樣做。在檔案或資料夾級別進行分享很快就會變成權限混亂的噩夢。特別是在一個群體中，每個人從自己的 OneDrive 中分享個別的檔案時，這會變得非常混亂。如果你在中央的SharePoint 或 Teams 位置上傳和協作檔案，事情會變得更加簡單。此外，當有人離開組織時，他們的 OneDrive 通常在 30 天內被停用。

基本上，如果你正在儲存與你個人有關的檔案，或者在將檔案移至SharePoint 進行意見、審查或僅僅讓團隊成員訪問之前起草，那麼 OneDrive 是你的選擇。如果你不符合這些標準，請使用SharePoint。

何時應該使用 SharePoint

現在我們來談談SharePoint。它最好用於兩個方面：與他人協作檔案和發布檔案供所有人查看。團隊網站非常適合協作，而通訊網站非常適合發布。

團隊網站通常只有少數用戶，但大多數都有編輯訪問權限；你正在進行工作，為什麼要限制他們的權限呢？團隊網站是用於完成工作的。它們也是 Microsoft 365 群組（包括Outlook群組、Yammer 社群和 Teams 團隊）背後的檔案儲存位置。在這種情況下，群組的每個成員自動具有編輯訪問權限。簡而言之，SharePoint團隊網站是用於團隊的工作資料。

通訊網站通常對組織中的幾乎所有人都是可訪問的，但大多數人只具有閱讀訪問權限。通常只有少數人可以上傳、編輯和刪除已發布的檔案。通訊網站通常組成了你的內部網。

一個很好的例子是企業政策清單。撰寫和維護這些檔案的人可以在需要時更新政策，但大多數訪問網站的人只是為了閱讀政策，不應該能夠進行編輯。通訊網站是用於所有人的資料。

文件的生命周期

當涉及到兩者的協同工作時，有一套簡單的準則可供遵循，我稱之為「文件的生命周期」。你可以自由地在 OneDrive for Business 中起草你的檔案。當你準備好時，將檔案移至你的SharePoint團隊網站，讓同事提供意見和審查。你也可以在團隊網站中起草檔案，並將其留在那裡，以便團隊能夠最大程度地看到，然後在稍後提醒他們來審查該檔案。

當檔案完成並準備好分享時，將該檔案發布到通訊網站（如果它是為了廣泛分發）或團隊網站（如果它是一個模板或團隊特定的文件，供你的團隊稍後使用）。在團隊網站中保留一個工作複本，以便輕鬆進行更新，同時在進行修訂時對外界保密。

儘管如此，這只是一些建議。它不是一個具體的規定，而是一種啟發。你的組織可能有不同的做法，但大多數組織都以這個理念作為基礎的某種版本。因此，接受這個理念並加以運用，根據你的需求進行自定義，並與團隊分享，討論如何可能改進你們的工作方式。