企業如何選擇使用免費或付費郵件呢？

遠距工作、居家上班因 COVID-19 疫情延燒迅速發展起來，成為企業維持經營不中斷的工作模式，而為因應遠距及數位辦公模式，企業除了採用 VPN 及視訊會議系統來建立遠端工作環境外，企業商用郵件服務也是一項必要的工具。

其實無論是否要遠距及數位辦公，郵件服務一直都是企業必備的工具，是讓企業與企業、企業與客戶間串起溝通的重要橋梁，也是相互傳遞資訊與提供商務資料的重要功臣，不受地理環境與時間的限制，也不用像使用通訊軟體怕打擾到對方的休息時間，使用上更為彈性，另外郵件服務亦有佐證的效用。電子郵件對於一般人而言，依然是相當重要的網路服務，對於多數企業而言更是用於建立聯繫，或是用於確認、溝通工作事項必要工具。

擁有一個電子郵件帳戶很容易，通過ISP註冊，您就可以擁有一個初學者帳戶，為什麼市面上還有這麼多郵件服務需要另外付費呢？到底差別在哪裡？

相比一般人使用多半透過申請免費的Hotmail、Outlook，或是Gmail等免費網路信箱，一般企業越來越多仰賴透過付費訂閱使用Microsoft 365、Google Workspace 等服務，藉由代管形式建立企業專屬網域名稱的商用等級電子郵件系統，而非自行建置郵件系統伺服器，造成額外管理與維護成本支出。

免費的郵件服務雖然也能讓您達到郵件收發的功能，看起來該有的功能也有，EX：能夾帶附件、也有通訊錄能使用，但是在郵件服務的穩定性、專業性及可用性上，並沒有像付費郵件般來得有保障，尤其服務是免費的，與使用者並沒有明確的對價關係，因此當服務發生問題無法運行時，也不太會有正式的緊急應變措施與服務可恢復使用的明確時間，此外，一般服務發生問題後，最令人害怕的資料遺失問題，也會是使用免費郵件服務時需特別注意的，很可能一次問題的發生，所有的重要資料就一去不回，找不回來了！

目前普遍常見的電子郵件系統代管服務，不少企業會在付費訂閱使用Microsoft 365、Google Workspace等服務時，一併建立企業專屬的電子郵件系統，而在台灣地區也有不少人藉由Openfind (網擎資訊)提供的Mail2000電子郵件系統，優點在於提供在地服務，並且能針對不同使用需求提供客製化，甚至可以藉由雲端連結方式分享大型檔案，同時加上加密或限制下載時間條件作為保護。

如果是以使用電子郵件系統代管服務，並且建立自訂網域名稱的電子郵件信箱，同時也需要進一步的郵件安全、封存，或是可作為電子蒐證使用等情況，目前在Microsoft 365與Google Workspace服務各有不同優勢，但要進一步考量整體建置成本與使用完整性的話，實際上還是以Microsoft 365會有較全面性的應用優勢，再考量一般文書格式相容與操作介面熟悉，則是讓許多人有較好使用體驗。

以下重點列出幾個商務郵件必須採用付費的原因：

🟩 將公用與私用電子信箱拆開，公私分明提高工作效率，避免混亂。

🟩 能保障郵件服務可用性，服務難免會發生問題，但您找得到人解決。

🟩 符合商務使用的郵件功能，無論是企業在系統服務的管控上或是給員工使用的工具上都能完美加分。

🟩 所有往來信件均有 log 紀錄可追溯，郵件系統亦有資安防護的設計，服務使用起來更加安心與放心。

🟩 可帶上企業專屬的網域做為郵件地址，每一封信件往來都在都代表著企業品牌形象與印象的建立，隨時在為您的企業品牌提升信任度。

🟩 可額外搭配郵件備份服務來強化郵件系統完善度，保障數位資產的安全，除了防止信件誤刪/惡意刪除的人為問題外，亦可做為人員交接、內部教育訓練查核、企業通訊備存問題，可有效降低勒索病毒、勒索詐騙信件等危害與風險。