什麼是共用信箱？對團隊實際的幫助 (二)

如何在 Microsoft Outlook 中建立 共用信箱

現在你已了解共用信箱的好處與重要注意事項，接下來我們將示範如何在最受歡迎的電子郵件平台之一 Microsoft Outlook（Microsoft 365） 中建立共用信箱：

1.登入 Microsoft 365 管理中心（Admin Center）

2.在左側選單中，前往 「團隊與群組（Teams & Groups）」，然後選擇 「共用信箱（Shared mailboxes）」

3.點選 「新增共用信箱（Add a shared mailbox）」 按鈕

4.為共用信箱輸入名稱與電子郵件地址，然後點選 「儲存變更（Save Changes）」 以建立信箱。

5.信箱建立完成後，點選該共用信箱，即可進行權限設定並新增成員。

你的共用信箱現在已經設定完成，隨時可以使用。
請記得，在 Outlook 中建立共用信箱需要具備相應的管理員權限。

如何從 共用信箱 寄送郵件

從共用信箱寄送郵件的方式，與從個人信箱寄送略有不同。以下是在 Outlook 中的操作步驟：

1.開啟 Outlook 並點選 「新郵件（New Mail）」

2.點選 「選項（Options）」

3.在 「寄件者（From）」 欄位，點擊下拉箭頭，選擇你要寄信的共用信箱。如果找不到剛建立的信箱，點選 「其他電子郵件地址（Other email address）」，並搜尋信箱名稱

4.像平常一樣撰寫郵件，然後點擊 「寄出（Send）」

共用信箱的優缺點

和任何工具一樣，共用信箱也有其優點與缺點。以下列出一些常見的情況：

優點（Pros）：

🟩讓團隊在管理電子郵件時，協作感覺不再像負擔

🟩完整記錄共用信箱內的所有郵件對話

🟩提供一個不綁定特定員工的公司郵件地址

🟩團隊回覆速度更快，因為多位成員可全天監控收件匣

缺點（Cons）：

🟩正如俗語所說，「人多手雜容易壞事」。共用信箱有時可能會造成誰該回覆郵件不清楚的情況

🟩多位同事同時回覆同一個客戶請求時，可能會出現尷尬情況

🟩可能導致多人重複回覆同一封郵件

🟩需要團隊成員間更多的溝通與協調

🟩若缺乏適當的郵件管理規範，信箱可能會變得混亂無序

郵件群組（Distribution List）與共用信箱（Shared Mailbox）：差別在哪？

郵件群組與共用信箱看起來相似，但兩者其實存在一些差異。

首先，郵件群組（Distribution List） 允許你透過寄送一個郵件地址，將郵件發送給多個人。然而，對郵件群組的回覆只會回到原始寄件者，而不會發送給整個群組。

相反地，當有人回覆寄到 共用信箱 的郵件時，任何擁有存取權限的人都能看到並回覆。此外，共用信箱還有一個共用的「已寄信件（Sent Items）」資料夾，讓整個團隊都能看到已經寄出的回覆，方便協作與追蹤。

關於共用信箱，你需要知道的事

準備好設定共用信箱了嗎？在開始之前，有幾個重要事項需要注意：

共用信箱不需要額外購買授權，只要團隊成員已擁有 Exchange Online 或 Office 365 授權（加上 Exchange Online），就可以使用共用信箱。 這使得共用信箱對於希望簡化郵件管理、同時控制成本的團隊來說，非常具有成本效益。

權限是共用信箱管理中非常關鍵的一環，決定了誰可以存取信箱，以及可以進行哪些操作。 在設定共用信箱時，務必仔細考量每位使用者應分配的權限，以確保協作順暢且安全。

如果你需要與客戶、供應商或其他外部利害關係人合作，你可能會想知道他們是否能存取你的共用信箱。

預設情況下，外部使用者無法存取共用信箱。 不過，如果你需要與外部使用者共同合作某個專案或計畫，可以授予他們共用信箱的來賓（Guest）存取權限。

你可能已有一個現有使用者信箱，希望將它轉換為共用信箱。 這在員工離職時特別有用，可以讓團隊成員繼續存取該員工的郵件歷史。

將使用者信箱轉換為共用信箱的步驟如下：

🟢先移除該使用者的 Microsoft 365 授權

🟢移除授權後，將信箱類型從 「使用者（User）」 轉換為 「共用（Shared）」

轉換後，信箱將保留原有的郵件、資料夾與聯絡人，但功能將變為共用信箱，而非個人使用者信箱。

要建立與使用共用信箱，必須擁有 Exchange Online 訂閱。 Exchange Online 已包含在許多常見的訂閱方案中，例如：

🟢Microsoft 365 Business Basic

🟢Microsoft 365 Business Standard

🟢Office 365 Enterprise E1、E3 與 E5

🟢Exchange Online Plan 1 與 Plan 2

在規劃共用信箱時，需要考慮使用者數量以及信箱所需存放的資料量。 共用信箱支援最高 50 GB 的資料容量，對大多數中小型團隊來說已經足夠。

不過，如果需要更多儲存空間，可以考慮其他方案，例如搭配 Exchange Online Plan 2 訂閱的共用信箱，可提供 100 GB 的信箱容量。

在使用者存取方面，共用信箱最佳化設計為最多 25 位活躍使用者。

如果你預期會有超過 25 位使用者需要定期存取共用信箱，建議考慮其他方案，例如 Microsoft 365 群組（可超過1000 位使用者） 或 Teams 頻道。

這些工具提供更多功能，能更好地支援規模較大的團隊協作。

利用共用信箱提升工作效率 共用信箱能幫助團隊更有效率地工作。當所有人都可以看到共用信箱中的電子郵件時，追蹤誰已回覆、回覆時間也變得非常簡單。

這有助於避免任何事項被遺漏，並確保團隊能掌握自己的任務與責任。

從教育、醫療、財務到客服團隊，團隊都可透過共用信箱提升郵件管理效率與整體生產力。