群組主要的成員屬性服務，可以推動您跨Office 365體要到所有協作，它們是管理資源、定義權限、設置策略、管理生命週期等的重要依據！
更方便的是，你只需要創建一個群組即可在Office 365 內任何位置使用該成員身分。
但是，強大的功能就會帶來一定的技術性，雅閣科技整理了就個實用的技巧，以幫助各組織的IT們掌握 Office 365 群組。
讓我們開始吧！
1. 了解Office 365 群組的關鍵概念
Office 365群組是基於Azure Active Directory（AD）構建的。每次您在SharePoint中創建SharePoint &Teams網站或新計劃時，都將創建一個Office 365群組。
由於Office 365群組是Azure AD中的對象，因此您可以將Azure AD用作管理和保護的中央樞紐。
22個Microsoft應用程式連接到Office 365群組平台，並且它們的集成方式都不同。
例如：創建Teams團隊時，您將創建一個Office 365群組。然後，該組將綁定到與該團隊相關的所有工作負載，例如SharePoint、Outlook日曆、Planner和OneNote筆記本。
這意味著該Office 365群組中的個人都可以利用這些技術。
為了使您的組織準備好使用此服務，在部署過程中建立好完整的管理制度，以使組織中的每個人都可以依照不同職責使用Office 365群組。
2. 建立完整的管理制度
Office 365 環境中最怕的就是不受控的群組大量產生，而您可以建立一個管理框架來防止這種情況發生。
對於此框架，以下是需要考慮的三個最重要的概念：
供應：如何請求、訪問和創建工作區？
管理：如何管理可用性、合規性和隨時間變化？
生命週期：如何根據需要保留或刪除工作區？
Microsoft提供了許多附加元件來幫助您管理Azure AD中的Office 365群組，例如命名原則和到期策略。
3. 計畫分階段推出
一旦制定了管理策略，就開始啟動部署！
在部署時，有兩種選擇：
1. 倡導員工自己建立群組（推薦）
2. 特定的員工才能創建群組
對於第一種選擇，用戶不會覺得自己在工作上受到限制。相反，您可以引導他們在創建組時做出正確的決定。
如果使用第二個選項，則需要標示具有創建群組權限的用戶，位這些用戶建立安全群組，並將該組中的成員設定具有創建群組的權限。
在部署時，您可以通過Office 365管理中心的群組報告監看採用狀況。
4.外部合作
過去，典型的協作情況是，如果來自不同公司的兩名員工希望在文件上進行協作，他們只會來回地相互發送電子郵件。
這是一種既冒險又低效率的協作方式，你不僅只是從電子郵件中打開附件，還可能為外部用戶打開了訪問您的數據並進行其所需操作的大門。
使用Office 365群組，您可以將另一個用戶帶入您的組織租戶中，並允許他們能夠一同協作處理文件。如果您不再希望外部用戶具有訪問權限，則可以隨時將其撤消，以減少共享敏感資訊的風險。
使用Office 365群組進行外部共享的層次有很多，可為您提供精細的控制，您可以在Azure AD、Office 365安全和隱私設置、Microsoft 365管理中心和Microsoft Teams中更改這些設定。
5.身分管理
組織中的員工需要使用各種不同群組訪問應用程式或站點才能完成工作，但是您如何管理這些不同的訪問？且在大多數情況下，用戶沒有所有所需要資源的群組列表。
幸運的是，高級管理功能（例如權限管理）可以為您提供幫助！
Azure AD中的權限管理可以幫助IT管理員管理內部和外部用戶群組、應用程式和SharePoint Online網站的訪問。它允許IT管理員創建“訪問包”，這些訪問包是可以通過幾個預定義群組訪問的一組資源。您只需發送連結即可輕鬆地將用戶同時添加到這些群組。
使用此功能，用戶無需自行尋找群組即可加入，從而簡化了導入流程。
如您所見，Office 365群組確實是Office 365幕後所有工作的秘密調味料。如果您可以掌握其功能並在租戶中定義其設定，您將發現可以實現精細而簡單的協作！
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